Möt din kund på rätt sätt – använd du-tilltal

Vi möter våra kunder varje dag, på ett eller annat sätt. En del pratar vi med, andra skriver vi till och många klickar in på våra webbplatser för att läsa om oss och vårt erbjudande. Som företag måste vi möta kunden på rätt sätt.

Hur möter man kunden på rätt sätt?

Det första du behöver tänka på är att kunden är en människa, oavsett om det är en privatperson eller ett företag. Som människor vill vi bli bemötta som individer. Vi vill bli sedda och hörda och satta i första rummet.

Det andra du behöver tänka på är att kunden reagerar på vad du säger och hur du säger det som om det kommer från en enda människa, oavsett om du representerar ett stort bolag med hundratals anställda eller om du har ett enmansföretag.

Bli du med kunden

Med detta sagt är det ganska enkelt. Bli du med din kund. I samtal, i brev eller mejl och på din webbplats – i alla kommunikationskanaler.

När du tilltalar kunden med du känner sig kunden både sedd och hörd. När hen läser texten på din webbplats kan hen relatera till det du vill förmedla eftersom du talar direkt till hen. När ni har kontakt via mejl blir det personligt. När ni talar i telefon med varandra är allt annat än du onaturligt.

Men är det inte artigt med Ni?

Den här frågan får jag ofta. På 1960-talet började vi dua varandra i Sverige. Tidigare hade man sagt Ni, använt personens namn eller hon/han när man talade med varandra.

Exempel

– Vill fröken Gester vara vänlig att öppna fönstret?
– Ja, visst. Vill Ni att jag öppnar båda så att det bli korsdrag?

Arbetare hade duat varandra i åratal. I syftet att demokratisera språkbruket ändrade bland annat Dagens Nyheter sitt tilltal från Ni till du och resten av Sverige hängde på. Det sägs att du-reformen slog till med full kraft efter att Bror Rexed tillträdde som chef på Medicinalstyrelsen och proklamerade att han skulle säga du till alla hädanefter.

Sedan dess har vi lagt titlarna och den omständliga artigheten åt sidan och duat varandra i Sverige. I och med det har vi inte blivit mindre artiga mot varandra. Vi visar bara vår artighet på andra sätt.

Dagens Nyheter, Svenska Dagbladet och Språktidningen har skrivit intressanta artiklar i ämnet. Vill du läsa mer om du-reformen och dess effekter kan du klicka dig in på länkarna här nedanför.

Dagens Nyheter, 8 april 2014 – Du-reformen handlade om mer än bara du

Svenska Dagbladet, 27 februari 2016 – När infördes du-reformen?

Språktidningen, oktober 2007 – Du-reformen som blev en jag-revolution

Genom att använda Ni eller ni till dina kunder signalerar du distans. Å ena sidan låter du gammaldags, å andra sidan låter du högtravande och formell.

Använd du-tilltal

Så vad är kontentan av den här texten? Jo, oavsett vem du kommunicerar med så är det en människa, och människor vill bli sedda och hörda.

Vill du vinna förtroende hos dina kunder gäller det att möta dem som de vill bli bemötta. Tilltala dem med du och var personlig i all kontakt. Du kommer att tjäna på det i längden.

 Följ En textvärd blogg med Bloglovin

Fyra enkla tips om mottagaranpassning

Den här veckan ger jag dig fyra enkla tips om mottagaranpassning. Alla texter har en mottagare, även om det många gånger är svårt att veta vem eller vilka det är. Den här texten ger fyra enkla tips om mottagaranpassning för dig som skriver i jobbet – till kunder, leverantörer och medarbetare. Tipsen är anpassade för mejlkorrespondens men går lika bra att använda när du skriver brev, blogginlägg och nyhetsbrev.

Fyra enkla tips om mottagar­anpassning

Börja med att besvara följande frågor.

  • Vem skriver du till?
  • Vad vill du förmedla?
  • Varför skriver du?
  • Vad vill du att mottagaren ska göra när hen har läst?

Du kan med fördel notera några ord för minnets skull och ha dem framför dig när du börjar skriva. På så sätt hjälper du hjärnan att komma ihåg. Efter några gånger kommer du automatiskt att ställa frågorna och besvara dem i huvudet.

Glöm inte att fylla i ämnesraden när du skriver mejl. Formulera en kort och tydlig mening som sammanfattar ditt budskap.

Behöver du hjälp med att besvara ovanstående frågor? Ta del av tipsen under respektive rubrik längre ned.

mottagaranpassning

Vem skriver du till?

Är det en person eller en hel grupp? Fundera en stund på vem eller vilka det är som ska läsa ditt mejl. Är det en kund eller alla kunder på en ort, i en avgränsad åldersgrupp eller med ett gemensamt intresse? Är det medarbetarna på en viss avdelning eller har de alla en särskild roll i företaget? Även om du skriver till flera bör du föreställa dig en person. Fokusera på den här personen och skriv personligt.

Varför skriver du?

Vill du informera om en nyhet eller en förändring i villkoren, avtala en ny tjänst eller bjuda in till ett möte? Dessa är några vanliga exempel på anledningar till att skriva. Håll dig till saken och ta det viktigaste först. När du har klargjort varför du skriver är det lättare att formulera den faktiska texten.

Vad vill du förmedla?

Med största sannolikhet kunde du besvara den här frågan redan innan du började läsa. Fundera dock på vilka förkunskaper mottagaren har. En gammal kund vet mer om din tjänst eller produkt än en ny kund. Dina medarbetare har förkunskaper om verksamheten men kanske inte om det ni ska prata om på mötet. Lägg ribban på en nivå som är anpassad till mottagarens förkunskaper. Var konkret och förklara sådant som du tror att mottagaren behöver veta för att förstå ditt budskap.

Vad vill du att mottagaren ska göra?

Det här är den viktigaste frågan. Det spelar ingen roll vad du skriver om du inte är tydlig i ditt budskap. Ska mottagaren återkomma med svar inom en viss tid? Skriv det. Skapa möjligheter för mottagaren att ta beslut genom att förmedla relevant information. Vad skulle du vilja veta om du fick mejlet? Utgå från det så kommer du ganska långt.


Behöver du hjälp med mottagaranpass­ning?michaelagester_byline

Du har nu fått fyra enkla tips om mottagaranpassning. Behöver du mer vägledning, eller tips och råd för skrivandet i din verksamhet? Kontakta mig för ett möte. Jag vägleder skribenter individuellt och i grupp och anpassar alltid efter dina behov.

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Spara

Hur förkortas till exempel?

En av de vanligaste språkfrågorna jag får är Hur förkortas till exempel? Vi språk­konsulter rekommen­derar att du skriver ut uttrycket, eftersom det då är lättare att läsa. Ibland kan du däremot behöva använda förkortningar, till exempel när utrymmet inte räcker till eller när du ska skriva kortare, informella texter.

Till exempel kan förkortas på två sätt:

  • t.ex.
  • t ex

Som du kan se här ovanför används första bokstaven i till och de första två bok­stäverna i exempel. Båda alternativen är helt korrekta och det finns ingen stilskillnad mellan dem. Tänk bara på att inte blanda ihop dem. Antingen skriver du t punkt ex punkt utan att använda mel­lanslag eller så skriver du t mellanslag ex mellanslag, utan punkter.

Skriv inte såhär:

  • tex

Punkterna alternativt mellanrummen visar nämligen att uttrycket du förkortar består av fler än ett ord. Skulle du mot all förmodan råka skriva tex finns det risk för att läsaren tolkar bokstäverna som en fel­skrivning av något annat ord.

Det viktigaste du bör ta med dig är att du bör använda dig av ett och endast ett av de två alternativen när du förkortar till exempel – i hela texten, broschyren eller powerpoint-presentationen och på hela webb­platsen, intranätet eller anslags­tavlan.

Enhetlighet skapar förtroende och ger ett proffsigare intryck.

Hur, när och varför ska man avstava ord?

Vad är avstavning?

Avstavning innebär att du delar upp ett ord i slutet av en rad och flyttar resten av ordet till raden nedanför. För att ange att ordet är avstavat sätter du ett bindestreck slutet av det avstavade ordet på den övre raden utan mellanslag före.

När och varför ska man avstava?

Avstavning används när det blir för stora mellanrum mellan orden, när du vill spara utrymme och för att raderna i texten ska bli lika långa. I första hand delar man upp sammansatta ord i sina respektive enkla ord, till exempel lek-stuga. I andra hand delar man upp ord med tre eller fler stavelser. Det viktigaste är att både det som står före bindestrecket och det som står efter ser ut som ett ord eller en del av ett ord. Därför bör du inte avstava korta ord som ä-ta eller mitt i en stavelse, t.ex. spr-inga. Tänk på att läsaren lätt ska kunna orientera sig i texten även om vissa ord är avstavade.

Hur ska man avstava?

Det finns två sätt att avstava manuellt. Det ena sättet är att följa ordledsprincipen då du avstavar enskilda ordled med egen betydelse. Den här principen gör av­stavningarna tydliga och lätta att utläsa. Du delar helt enkelt upp sammansatta ord, t.ex. lekstuga, och ord med förstavelser eller avledningsändelser, t.ex. anslutning, mellan ordleden. Det andra sättet att avstava är enligt enkonsonants­principen, vilken innebär att du avstavar med en konsonant efter bindestrecket. Den här principen används när du inte kan urskilja några enskilda ordled eller när utrymmet på raden är för litet.

Exempel

Ordledsprincipen                       lek-stuga, under-ordna, mobil-laddare, an-slut-ning,
Enkonsonantsprincipen           lek-stu-ga, un-der-ord-na, mo-bil-lad-dare

Det går alldeles utmärkt att tillämpa båda principerna i en och samma text. När inte den ena principen fungerar, använder du bara den andra. Tänk på att en text med många avstavningar blir svårare att läsa. Undvik därför att ha fler än tre avstavade rader efter varandra.

Användbara verktyg för av­stavning

Du kan ta reda på hur de vanligaste orden kan avstavas i Språkrådets avstavnings­lexikon. Skriv in ordet du vill avstava i sökrutan och klicka på Avstava. Du kan också använda dig av Svenska Akademiens ordlista på nätet för att ta reda på vilka ordled ett ord är uppbyggt av. Ordleden markeras där med lodstreck.

Vill du veta hur du gör för att tekniskt få till snygga avstavningar i WordPress? Anna Forsberg på VimleWebb har skrivit ett bra inlägg om just detta.

Spara

Spara

Spara

Spara

Välkommen till en textvärd blogg!

Vad är en textvärd blogg? En blogg som handlar om text, såklart. Lite mer specifikt anspelar namnet på att jag delar med mig av mina kunskaper om språk och grammatik för att du lätt ska kunna hitta svar på frågor som dyker upp när du skriver. Dina texter är värda det.

Här kommer du att få svar på kniviga frågor som

  • hur skriver jag till exempel som förkortning?
  • när ska det stå de och när ska det stå dem?
  • hur och när ska jag avstava ord?

Ett par gånger i månaden kommer ett nytt blogginlägg, baserat på vanliga frågor och frågor som mina kunder ställer till mig. Målet är att du ska kunna hitta svar på språkfrågor som du ofta ställer dig.

Håll dig uppdaterad!

textvart

En textvärd blogg

En textvärd blogg är ett levande uppslagsverk om språk och kommunikation. Bloggen är till för mina kunder och alla som är intresserade av språk, grammatik och skrivande i arbetslivet.

Ett par gånger i månaden publiceras ett nytt inlägg med svar på vanliga frågor om språk och skrivande. Lämna gärna en kommentar!

Skriv något och tryck Enter för att söka